Tahukah Anda bahwa yang membutuhkan system di perusahaan tidak hanya bagian keuangan untuk membantu pekerjaan mereka, namun HRD pada perusahaan ternyata juga memerlukaan system yang mempermudah tugas ataupun pekerjaan mereka sehari-hari. Kenapa HRD perusahaan membutuhkan system untuk membantu pekerjaan mereka? Karena pelaku HRD pasti mengetahui bagaimana sulitnya mengurus administrasi karyawan pada perusahaan. Dimulai dari hal standar seperti mengelola data diri, keluarga, tunjangan yang di terima, sampai dengan urusan riwayat karir karyawan yang perlu dikelola dengan baik.
Salah satu faktor yang mempengaruhi adalah jumlah karyawan akan meningkat seiring dengan perkembangan bisnis pada perusahaan, maka pekerjaan HRD akan semakin sulit karena perlu mengelola dan menjaga semua data karyawan agar dapat tersimpan dengan rapih dan baik. Tidak salah menggunakan spread sheet atau excel, tapi apa Anda yakin kalau dua hal tersebut ternyata efektifitas dan keamanan data sudah mulai diragukan. Berikut alasan mengapa spread sheet atau excel sudah perlu di ragukan:
Rentan akan Human Error
Human Error adalah alasan utama mengapa spread sheet atau excel sangat mempengaruhi keakuratan data HR. Dengan metode manual margin kesalahan sudah dipastikan sangat besar. Kesalahan input, copy-paste, bahkan bisa saja HRD menghapus data penting secara tidak sengaja. Ditambah waktu yang dibutuhkan untuk mengelola data tidak sebentar agar membuat data karyawan lengkap terperinci. Faktor yang dimiliki oleh manusia seperti kelelahan, konsentrasi menurun, hilang fokus pada pekerjaan, dan lain-lain nya punya andil yang mempengaruhi terjadinya Human Error. Waktu yang terbuang sia-sia menyebabkan pekerjaan lain tertunda. Padahal HRD merupakan departemen yang memiliki peran penting dan dibutuhkan oleh perushaan, lebih dari sekedar melakukan pekerjaan administratif yang sebenarnya bisa dilakukan dengan lebih efisien dengan menggunakan system terintegrasi.
HR SYSTEM (NO HUMAN ERROR):
Berbeda dengan Excel, HR system menghindari anda melakukan input secara manual. Seluruh data HR seperti jumlah inventaris, data karyawan, absensi karyawan, variabel perhitungan gaji dan variabel laiinya sudah di kunci di sistem untuk menghindari human error.
Sulit menentukan Data Yang Up to Date
Kalau sudah terjadi human error kendala lain adalah data yang dimiliki HR akan punya banyak versi karena spread sheet atau excel sering dibagikan kepada divisi lain atau rekan kerja sebab pekerjaan yang saling terkait. Tapi jika sudah seperti itu, jika ada perbedaan data untuk file/dokumen yang sama, diantara data tersebut data mana yang status nya paling up to date? Pemakaian metode manual memungkinkan hal itu terjadi. Data yang di update oleh divisi atau rekan lain tidak langsung ter-update pada master data dan lainnya. Sangat mungkin pula terjadi, para staf meng-udate data yang berlainan, sehingga terjadi kebingungan saat seseorang memerlukan data keseluruhan. Yang mana yang bisa dianggap paling benar dan up-to-date?
HR SYSTEM (TERINTEGRASI):
Ketika perusahaan Anda menggunakan HR System jika ada perubahan data, maka status data terbaru akan ter update secara realtime di server. Perubahan seperti status jumlah inventaris, jumlah karyawan, kontrak karyawan, kenaikan upah karyawan dan variabel lain dalam perhitungan gaji. Anda tidak perlu kembali memeriksa data terbaru ada di departemen mana, itu akan memakan banyak waktu.
Perhitungan gaji dan sejenisnya tidak sesuai
Alasan lainnya yang berdampak besar apabila HRD pada perusahaan Anda masih menggunakan metode manual adalah perhitungan gaji, lembur, dan lain nya bisa saja salah karena tidak sesuai dengan kenyataan yang terjadi. Karena data awalnya sudah mengalami kesalahan karena adanya Human Error, lalu tidak tahu lagi data yang up to date ada di siapa atau data spread sheet atau excel, hasilnya perhitungan gaji karyawan, lembur dan data lainnya tidak sesuai dengan apa yang terjadi di lapangan.
Baca juga Cara Mudah Mengelola Gaji Karyawan
HR SYSTEM (100% OTOMATIS):
Proses absensi karyawan dilakukan secara otomatis dari mesin absen ke sistem HR. Di dalam system terdapat variabel / indikator khusus seperti tunjangan, lembur, izin, sakit, dll yang sudah terintergrasi perhitungannya dengan department finance. Sehingga dalam proses penggajian terhindar dari human error dalam pengimputan.
Alasan-alasan di atas membuat mengapa HRD pada perusahaan juga memerlukan system yang modern dan sudah terintegrasi satu sama lain.
Dengan system tersebut banyak manfaat yang akan HRD terima pekerjaan akan lebih efektif dan efisien dalam mencatat dan mengelola data karyawan. Waktu yang biasanya digunakan untuk melakukan pekerjaan administrasi dapat dialihkan menjadi peningkatan kinerja karyawan. Bukan hal aneh dengan menggunakan system yang telah terintegrasi HRD dapat mendukung program paperless karena data arsip sudah ada di dalam system, artinya semua yang ada di dalam perusahaan bisa mengakses lebih mudah berkas atau data apapun dan yang terakhir tidak lain dan tidak bukan adalah penyesuain dengan peraturan pemerintah lebih mudah dilakukan dengan software karena pelaporan, penyortiran, dan pengolahan laporan yang dibutuhkan sudah dapat dilakukan dengan akurat.
Mau tau system HRD yang sudah terintegrasi klik link ini www.realta.co.id/hr atau hubungi kami di +62 21 3861 772.
