Pandemi Covid-19 yang sedang melanda dunia saat ini telah mengubah seluruh aktivitas manusia. Pemerintah berupaya untuk meminimalisir penyebaran virus Covid-19 dengan membuat peraturan yang ketat seperti physhical distancing, memakai masker dan rutin mencuci tangan. Nyatanya, hal ini juga berimbas kepada para pelaku usaha di mana para pelaku usaha turut serta dituntut untuk dapat beradaptasi dengan protokol kesehatan apabila tetap ingin menjalankan usahanya selama masa pandemi.
Berbeda dengan masa sebelum pandemi, peraturan pemerintah untuk mematuhi physical distancing membuat praktisi HR (Human Resources) saat ini tidak lagi dapat melakukan sosialisasi maupun training dengan cara mengumpulkan semua karyawan pada satu ruangan dengan kapasitas penuh. Pandemi Covid-19 juga membuat praktisi HR terbatasi dalam melakukan komunikasi dan sosialisasi kepada karyawannya, apalagi pada perusahaan memiliki lebih dari 300 karyawan.
Oleh sebab itu, perusahaan harus dapat mengatasi perubahan yang terjadi ini dengan memanfaatkan platform digital yang dinilai mampu untuk menjaga terjalinnya komunikasi yang lancar antara perusahaan dengan karyawan.
Dalam artikel kali ini, HR Note akan memberikan informasi sekaligus memperkenalkan sebuah solusi kepada HRD (Human Resources Department) untuk menjaga komunikasi perusahaan dengan karyawan menggunakan system “ChatBot”. Simak selengkapnya!
Chatbot, apakah itu?
Chatterbox atau biasa dikenal dengan istilah Chatbot adalah sebuah program komputer berbasis kecerdasan buatan yaitu AI (Artificial Intelligence) yang dapat digunakan untuk berkomunikasi selayaknya manusia. Umumnya teknologi Chatbot ini dapat memberikan jawaban yang dibutuhkan karyawan sepanjang 24/7 hari sehingga karyawan tetap dapat mendapatkan jawaban yang relevan meskipun di jam-jam yang sulit bagi manusia untuk merespons.
3 Keuntungan menggunakan Chatbot
Apakah keuntungan menggunakan Chatbot hanya dapat memberikan informasi dan sosialisasi kapan saja dan di mana saja bagi karyawan? Tentu saja tidak. Simak 3 keuntungan lainnya dari penggunaan Chatbot bagi perusahaan, HRD dan karyawan di bawah ini.!
-
Informasi lebih akurat, konsisten, terbaru dan tidak kadaluarsa
Bentuk Informasi yang akan disampaikan HRD kepada karyawan melalui Chatbot dapat terus diperbaharui sehingga setiap karyawan dapat mengetahui peraturan apa saja yang sedang berlaku di perusahaan mereka saat ini.
Karena adanya sosialisasi dan pemberitahuan informasi yang terbaru melalui Chatbot ini, dapat menjadi panduan bagi karyawan dalam menerapkan protokol kesehatan sebelum memasuki area kantor pada masa new normal ini.
-
Mudah Mengerti
Harapan dalam pengimplementasian Chatbot adalah dapat memberikan percakapan atau komunikasi yang selayaknya seperti berkomunikasi dengan manusia lainnya.
Untuk mendukung harapan ini, Chatbot dirancang dengan pengaturan yang dapat menggunakan bahasa percakapan sehari-hari dalam memberikan informasi dan sosialisasi bagi karyawan. Penggunaan bahasa sehari-hari yang mudah dimengerti ini yang nantinya membuat materi yang disampaikan oleh HRD menjadi lebih mudah dicerna dan diimplementasikan.
-
Interaksi dapat melalui suara/ ketik
Kehadiran teknologi dalam perkembangan kecerdasan buatan yang dapat menyerupai komunikasi manusia saat ini tidak hanya mampu memberikan tanggapan melalui pesan teks saja.
Chatbot berbasis perintah suara pun sudah dapat dipilih oleh perusahaan untuk memudahkan interaksi dengan karyawan mereka. Selain berbasis teks dan perintah suara, pada Chatbot juga terdapat beberapa menu informasi yang telah disediakan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.
SIAP+P sebagai Penyedia Layanan Chatbot di Indonesia
Siap+P hadir untuk memperkenalkan layanan Chatbot yang menggunakan teknologi AI dari PT Realta Chakradarma sebagai solusi bagi tim HRD dalam menyambut New Normal saat ini.
Industri manufaktur merupakan salah satu industri yang cukup banyak menyerap tenaga kerja. Umumnya, terdapat lebih dari 100 tenaga kerja di setiap pabrik dengan penjadwalan kerja yang berbeda-beda. Dalam melakukan sosialisasi/ training/ pembagian shift kerja, HR biasanya menerapkan cara yang sederhana yaitu dengan mengumpulkan semua tenaga kerja ke dalam satu ruangan kemudian menyampaikan secara langsung sosialisasi/ training/ pembagian shift kerja tersebut.
Tetapi dalam menghadapi New Normal saat ini, mengumpulkan karyawan untuk melakukan sosialisasi/ training menjadi hambatan yang paling dirasakan oleh HRD. Dampaknya adalah HRD hanya dapat melakukan sosialisasi menggunakan surat ataupun menghubungi satu persatu tenaga kerja. Hal ini tentunya akan menyulitkan HRD apalagi jika terdapat ratusan atau ribuan karyawan, belum lagi apabila ada banyak pertanyaan serupa yang dilontarkan kepada HRD, harus dijawab satu-satu yang pastinya tidak efisien.
Teknologi AI yang menciptakan aplikasi chatbot, dikembangkan oleh PT. Realta Chakradarma dapat memudahkan HRD memberikan informasi yang konsisten dan terbaru. Pada saat new normal ini, bagi perusahaan yang tetap beroperasional, penggunaan chatbot dapat membantu HRD untuk menginformasikan peraturan-peraturan baru terkait protokol kesehatan sehingga protokol kesehatan tersebut dapat dilaksanakan di area pabrik. HRD juga akan merasa sangat terbantu karena tidak perlu lagi mengulang jawaban yang sama untuk menanggapi pertanyaan serupa.
Kelebihan lain dari Chatbot PT. Realta Chakradarma ini adalah interaksi dengan karyawan dapat menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dan bahkan interaksi tidak hanya berupa pesan teks saja, melainkan juga dapat menggunakan perintah suara atau melalui menu informasi yang telah disediakan.
Terdapat beberapa peran Chatbot PT. Realta Chakradarma yang dapat menggurangi sekaligus membantu operasional bisnis suatu perusahaan :
- Training
- Reporting
- Data Entry by Voice,
- Minutes of Meeting,
Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa Covid-19 mendorong adanya penggunaan digital platfrom dengan cukup signifikan, salah satunya adalah perkembangan aplikasi Chatbot.
Tetapi perlu diingat bahwa Chatbot tidak menghilangkan peran manusia di suatu perusahaan, melainkan membantu meringankan kerja manusia yang biasanya dilakukan secara manual seperti training maupun sosialisasi seperti pada perusahaan manufaktur dan sektor industri lainnya. HRD tetap dapat melakukan sosialisasi tanpa melibatkan kerumunan dan juga tidak perlu menjawab pertanyaan serupa yang diajukan karyawan secara terus menerus.
Jadi, tertarikkah perusahaan Anda menggunakan aplikasi Chatbot ini?
Untuk informasi lebih lanjut, hubungi kami di nomor telepon +62 21 3861 772, di Official Whatsapp +62 811 1221 789 (chat only), kirim email ke This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. atau kunjungi website www.realta.co.id
