Article & News -SIAP+P Human Resource Information System

Human Resource Department atau HRD merupakan salah satu pilar pendukung keberhasilan SDM yang nantinya akan membawa kemajuan bagi perusahaan. Tetapi pada kenyataannya, mengelola Human Resource (HR) pada suatu perusahaan seringkali dianggap sebagai salah satu tantangan yang sulit apalagi ditambah dengan adanya pengelolaan secara manual.

Perusahaan yang menggunakan pengelolaan HR secara manual, cenderung akan memiliki banyak berkas penting secara terpisah (spreadsheet). Kelemahan akan muncul ketika HRD perlu melakukan perhitungan cuti karyawan ataupun perhitungan gaji. HRD memerlukan waktu untuk mencari lembaran berkas penting yang terpisah dan mengelompokkan berkas tersebut sesuai dengan keperluan perhitungan cuti/ gaji untuk karyawan yang berbeda-beda. Banyaknya berkas dapat membuat HRD melewatkan satu berkas yang penting untuk melakukan perhitungan gaji/ cuti sehingga hasilnya tidak akurat.

Kesulitan lainnya yang dialami oleh HRD adalah dalam hal pengelolaan absensi karyawan. Perhitungan absensi karyawan yang dilakukan secara manual oleh HRD, yang apabila tidak dilakukan dengan teliti dapat membawa dampak kerugian bagi finansial perusahaan. Tidak jarang beberapa pegawai melakukan kecurangan dalam melakukan absen secara manual. Seperti pada saat karyawan tidak masuk kerja dan seharusnya tidak mendapatkan gaji pada hari itu, tetapi ternyata karyawan melakukan kecurangan dengan menitipkan absen kepada rekan kerjanya dan kemudian data manual yang tercatat pada perusahaan mengharuskan HRD memberikan gaji penuh kepada karyawan tersebut. Atau pada saat pencatatan lembur, karyawan dapat merekayasa data lembur mereka. Jika hal-hal diatas dilakukan secara terus menerus, maka perusahaan akan mengalami kerugian finansial yang fatal.

Sistem pengelolaan HR secara manual juga seringkali menyulitkan ketika manajemen perusahaan memerlukan data karyawan secara cepat. Kewalahan dan memerlukan waktu yang lama dalam menggabungkan seluruh data karyawan untuk diserahkan kepada pihak perusahaan, bisa saja terjadi di tim HRD. Yang kemudian berimbas kepada penurunan tingkat kepuasan pihak manajemen terhadap kinerja divisi HR.

Tetapi beruntungnya, saat ini terdapat Human Resource Information System yang dapat menjadi jawaban bagi HRD untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan yang kemungkinan besar terjadi karena penginputan secara manual. HRIS seakan menawarkan solusi yang tepat dalam membantu kinerja HRD menjadi lebih mudah, efektif dan efisien. Hal tersebut sudah terbukti dapat memberikan kontribusi pengaruh sebesar 71,3% terhadap kinerja HR, seperti pada sistem kalkulasi otomatis di komponen perhitungan gaji. Jika dilihat dari sisi perusahaan, HRIS juga dapat menjadi salah satu dukungan nyata untuk mendorong kemajuan perusahaan. Salah satu contohnya adalah HRD dapat dengan cepat memberikan report terkait kinerja SDM kepada manajemen perusahaan ketika dibutuhkan.

Terdapat beberapa alasan penting yang diyakini menjadi alasan utama mengapa HRD memerlukan HRIS. Kelebihan HRIS adalah dapat membuat HRD mengelola dan mencari data karyawan menjadi lebih mudah dan terorganisir, dikarenakan pada HRIS terdapat modul-modul absensi, penggajian, rekrutmen, training dan lain sebagainya yang sudah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Sistem yang sudah terintegrasi ini kemudian akan berpengaruh kepada kecilnya tingkat kesalahan yang akan terjadi dalam proses kalkulasi gaji atau bahkan keputusan training SDM. Dalam menjadwalkan shift kerja dan pendistribusian tugas di setiap karyawan pun, HRD hanya memerlukan waktu beberapa detik saja. Selain itu, poin penting lainnya dari penggunaan HRIS ini adalah keamanan data yang terjamin. Sudah menjadi tugas HRD untuk menjaga keamanan data karyawan, di mana data tersebut tidak hanya berisi informasi data diri saja, melainkan juga informasi yang bersifat rahasia seperti nomor rekening, besarnya gaji dan lain sebagainya. HRIS hadir untuk mencegah dan menjamin adanya kebocoran data karyawan yang bersifat rahasia tersebut. Memiliki keamanan data yang baik tentunya memiliki dampak yang baik bagi perusahaan yaitu terjaganya reputasi perusahaan.

Keuntungan yang didapat dari penggunaan HRIS tidak hanya dirasakan oleh HRD tetapi juga oleh perusahaan. Sistem HRIS yang dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengintegrasikan semua data yang diperlukan dalam sekejap ini, akan meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan. HRD dapat dengan mudah memberikan reportSDM yang diperlukan oleh manajemen secara cepat dan juga akurat tanpa perlu mencari data-data pada spreadsheet/ excel. Kecepatan untuk mengakses dan memberikan report SDM ini tentunya dapat memberikan kepuasan kepada perusahaan terhadap kinerja HRD.

Dengan adanya keuntungan-keuntungan yang diperoleh dengan penggunaan HRIS baik untuk HRD maupun perusahaan inilah yang akhirnya membuat banyak perusahaan melakukan pertimbangan untuk beralih dari metode manual menjadi metode yang lebih efisien dan efektif, yaitu HRIS. HRIS dinilai mampu membuat pekerjaan HR (mulai dari proses perhitungan gaji, absensi hingga rekrutment) dapat menjadi lebih praktis, efektif dan efisien sehingga dapat mewujudkan salah satu tujuan HRD yaitu menjadi pilar pendukung keberhasilan SDM yg berkualitas sekaligus membawa kemajuan bagi perusahaan.