Article & News -SIAP+P Human Resource Information System

Revolusi Industri 4.0 saat ini cenderung menuntut semua orang untuk dapat mengikuti sekaligus memanfaatkan perkembangan teknologi dengan semaksimal mungkin, tak terkecuali HRD ( Human Resources Department ). Kebutuhan HRD yang semakin kompleks akhirnya membuat penggunaan HRIS (Human Resources Information System) kian hari tidak dapat dihindari lagi dan bahkan sudah menjadi trend di kalangan HRD.

Yang menjadi pertanyaan, apakah terdapat suatu tolak ukur bagi HRIS sehingga dapat dikatakan sebagai HRIS yang baik untuk HRD? Sayangnya masih belum adanya patokan baku yang menyebutkan secara pasti akan seperti apa ciri-ciri HRIS yang baik untuk HRD. Dan pada akhirnya, hal ini seringkali membuat perusahaan menjadi bingung dalam menentukan penggunaan HRIS di perusahaan.

Untuk membantu perusahaan memperoleh informasi yang tepat tentang HRIS yang baik, artikel kali ini akan membahas secara detil tentang patokan baku bagi HRIS untuk dapat dikatakan sebagai HRIS yang baik bagi HRD.

HRIS dapat mengatasi masalah pada proses HRD

Secara umum, penentuan apakah HRIS dapat dikatakan baik bagi HRD adalah ketika HRIS dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi dalam proses HR, sehingga dapat menyederhanakan kinerja HRD menjadi lebih efektif dan efisien. Tetapi masalah seperti apa yang sebenarnya terjadi? Bagaimanakah peran HRIS mengatasi masalah tersebut?

Terdapat 2 masalah yang paling sering terjadi pada HRD yaitu pada proses penghitungan gaji dan proses absensi.

1. Masalah dalam proses penghitungan gaji

   Penggunaan metode spreadsheet seringkali menjadi masalah dalam proses penghitungan gaji karena adanya human error . HRIS mengambil peran penting untuk dapat meminimalisir kesalahan tersebut.

   Contohnya adalah pada saat HRD memasukan data absensi karyawan satu per satu sebagai bahan penghitungan gaji. Meskipun staf HRD adalah seseorang yang sangat teliti, tetapi pada satu titik bisa dipastikan bahwa staf HRD tersebut mungkin akan melakukan kesalahan-kesalahan tanpa disadari. Kesalahan memasukkan data tersebut otomatis akan berpengaruh kepada hasil akhir gaji yang nantinya akan diterima oleh karyawan.

   Tetapi dengan adanya penggunaan HRIS, peluang terjadinya kesalahan dalam memasukkan data seperti contoh di atas akan menjadi lebih kecil karena data absensi sudah tersimpan dalam sistem, dan langsung terintegrasi dengan modul penghitungan gaji sehingga tidak perlu lagi dilakukan secara manual.

2. Masalah dalam proses absensi

   Dalam satu perusahaan, bisa saja terdapat karyawan yang melakukan kecurangan dalam proses absensi. Salah satunya dengan cara menitipkan absen kepada sesama rekan kerja mereka. Peran HRIS pada masalah ini adalah HRIS dapat meminimalisir kecurangan ini dengan cara sistem absensi menggunakan finger print ataupun face recognition.

   Dengan penggunaan HRIS, karyawan tidak dapat lagi melakukan kegiatan titip absen kepada rekan kerja ataupun melakukan pemalsuan jam kerja karena sistem pada HRIS tidak dapat diubah dan diwakilkan oleh karyawan yang tidak berkepentingan.

Kesanggupan peran HRIS untuk meminimalisir kesalahan penghitungan gaji dan kecurangan pada sistem absensi inilah yang dapat mengkategorikan HRIS sebagai HRIS yang baik untuk HRD.

Modul HRIS saling terintegrasi

Dalam penggunaan HRIS, perlu adanya integrasi antar modul-modul yang berkaitan dengan proses kerja HRD seperti modul absensi, modul payroll, modul personalia, struktur organisasi dan lain sebagainya. Integrasi antar modul HRIS inilah yang nantinya dapat memudahkan proses kerja HRD.

Misalnya pada saat penghitungan gaji yang memerlukan data pendukung seperti modul absensi. Sistem yang terintegrasi membuat HRD dapat langsung memproses perhitungan gaji dengan cepat. Hasil perhitungan gajipun akurat.

Apabila suatu HRIS tidak memiliki sistem yang modulnya terintegrasi antara satu modul dengan modul lainnya, maka hal ini tentunya tidak selaras dengan tujuan utama dari penggunaan HRIS yaitu memudahkan kinerja HRD. Sistem yang tidak terintegrasi justru akan merumitkan HRD karena harus tetap mencari data secara satu per satu secara manual, yang pada prakteknya akan menjadi sama saja seperti menggunakan metode manual, bukan?

HRIS dapat mengakses data menjadi lebih fleksibel

Pengaplikasian software HRIS menggunakan sistem online membuat HRD hanya memerlukan adanya koneksi internet yang stabil untuk mengakses HRIS kapan pun dan di mana pun. Sebelum menggunakan HRIS, apabila memerlukan akses data penting, HRD harus datang ke kantor untuk mengakses data tersebut karena data hanya terdapat pada satu perangkat kantor.

Tetapi dengan adanya HRIS yang dapat diakses secara online, akses data menjadi lebih fleksibel dan HRD tidak perlu lagi datang ke kantor hanya untuk mengakses data tersebut sehingga data dapat diperoleh dengan cepat.

Modul HRIS dapat disesuaikan dengan kebutuhan

Dalam penggunaan HRIS untuk jangka waktu yang lama, tentunya seringkali terjadi perubahan prosedur terkait kebijakan internal maupun eksternal perusahaan. Adanya perubahan manajemen perusahaan dapat mempengaruhi prosedur di HRD, atau bisa juga adanya perubahan peraturan pemerintah seperti perubahan peraturan pajak atau BPJS. HRIS yang tidak fleksibel dalam memenuhi kebutuhan perusahaan dapat dikatakan merupakan investasi yang gagal yang tentu saja merugikan perusahaan.

Oleh karena itu, HRIS harus berperan aktif untuk dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan sehingga perusahaan tidak memerlukan lagi penambahan/ penggantian software HRIS.

HRIS dapat menjamin keamanan data

Poin penting dari penentuan HRIS yang baik bagi HRD adalah HRIS harus dapat menjamin keamanan data. Data-data karyawan pada suatu perusahaan sifatnya sangat rahasia karena menyangkut data pribadi karyawan seperti alamat tempat tinggal, nomor rekening dan lain sebagainya yang jika data tersebut bocor, citra dan reputasi perusahaan pun akan menurun.

Lalu, bagaimana cara HRIS untuk dapat menjamin keamanan data? Melalui sistem autentikasi, HRIS dapat menjamin privacy perusahaan dan karyawan tetap aman. Karena untuk masuk ke dalam HRIS perusahaan, seseorang harus memasukkan username ID & password terlebih dahulu sehingga tidak sembarang orang dapat mengaksesnya.

Selain itu, kelebihan lain dari HRIS dalam menjaga privacy data adalah dengan membatasi akses pengguna. Karyawan hanya memiliki akses untuk mengelola data pribadi mereka saja, sedangkan HRD diberikan akses yang lebih luas. Akses pengguna juga dapat dibedakan sehubungan dengan jabatan. Kepala HRD mendapatkan akses lebih banyak dibandingkan dengan staf HRD. Hal tersebut dilakukan untuk mencegah resiko kebocoran data atau penyalahgunaan data dari orang yang tidak bertanggung jawab.

HRIS yang memudahkan karyawan

Poin terakhir dari patokan baku HRIS yang baik adalah HRIS harus dapat membawa kemudahan yang tidak hanya diperuntukkan bagi divisi HRD saja, melainkan juga harus dapat membawa kemudahan bagi karyawan.

Fitur Self Service yang ada pada HRIS harus dapat bermanfaat untuk efisiensi dan produktivitas. Fitur Self Service dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja yang tentunya akan memudahan HRD dan karyawan. Contohnya adalah apabila karyawan ingin mengubah data pribadi, mengajukan cuti dan sebagainya, karyawan tidak perlu lagi untuk mengisi form secara manual, melainkan cukup melakukan perubahan data atau permohonan cuti langsung dari smartphone mereka masing-masing.

Kesimpulan sederhana dari semua informasi detil yang sudah dipaparkan di atas adalah suatu HRIS dapat dikatakan baik apabila HRIS tersebut dapat membuat semua kerumitan proses HRD menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu, HRIS juga harus bisa menjadi alat yang ampuh untuk manajemen tenaga kerja, sehingga dapat membantu perusahaan menyederhanakan banyak proses bisnis.